管理組合の理事業務の負担について、今回は紙運用についてです。
紙運用を無くしたい、と思っていてもなかなか無くならないのが現状です。
これは管理組合だけの話ではなくて、会社などでも同じような状況の方もまだ多くおられるかもしれませんね。
特に管理組合の場合で考えると、まだ築浅の物件で若い入居者が大半を占めている場合、紙運用を無くすということに対する抵抗は少ないかもしれません。
しかし、ある程度築年数が経過したマンションの場合ですと、どうしてもご年配の方も増えてきます。
そうすると、やはりデジタルデータよりも、慣れ親しんだ紙での配布を求める方が増えてきてしまいます。
紙運用を無くそうと色々働きかけるが、発言力の強い方が紙を求めるため、結局紙運用を止めることができない、という話もよく聞きます。
ただここで問題になるのが、印刷する手間が増えるということだけではなく、紙を印刷するとなると、当然印刷費用が必要になります。
また、もし管理会社に依頼するとしても、管理会社が稼働する分、印刷代にプラスして管理会社稼動費が必要になってきます。
そして紙の場合紛失するリスクも高くなりますし、代々理事に引き継がれる議事録などの場合、どこに保管しておくかという問題も発生しますし、議事録の紙束だけ渡されても、見る気にならない、という方も多くなってしまうでしょう。
もちろんデータにすればそれでいい、という問題でもありません。
データにしたけど個人的なフォルダにしか管理していないので、引き継ぎができないということも当然出てきます。
過去の理事の方が使っていたファイル保管サービスが、理事が変わることによって使えなくなる、ということもあります。
逆に、すでにマンションを去った方が使っていたファイル保管サービスを今も使っている、など、セキュリティ的にも危険な事例を聞いたこともあります。
「まんくみ」でももちろんファイル保管庫を用意しています。
簡単にフォルダ分けでき、アクセス制限もできるようになっています。
理事でなくなった方や、逆に新たに理事になった方の権限変更も簡単にできますし、マンションから去った方のアクセス制御も簡単にできるようになっています。
もちろん仕組みを用意するだけで簡単に紙運用を無くす、ということができるわけでは無いのですが、よりスムーズに紙運用に移行できるようにするための機能を揃えていますので、紙運用がなくならずに困っている方は是非一度触ってみてください。
