管理組合の理事業務にはさまざまな負担がかかります。
その中の一つが、意外かもしれませんが理事会の日程調整です。
理事会の中で次回の理事会の日程がスパッと決まるとそれほど困らないかもしれませんね。また毎月第３週木曜日１９時から、など理事会開催日が固定で決まっている場合は困りません。
その他管理会社がその辺り調整してくれている場合もあるかもしれません。
ただもし自分たちで都度日程調整を行なっている場合、現実問題としては来月の状況がわからないことからその場では決まらず、別途日程調整が必要になることも多くなります。
ただそうなると調整役を担う方の負担が大きくなります。
Lineなどで日程候補の連絡をしても、すぐ回答してくれる方もいれば、中にはなかなか回答してくれない方も出てきます。
そうするとその方に何度も連絡をしなければならず、手間が増えます。
早々に回答した方も、なかなか日程が確定せず、その他の予定を入れにくくなってしまいます。その不満が調整役を担う方に向かうかもしれません。
回答してくれない方も、ただ無視しているわけではなく、忙しい状況からなかなか日程を確定させることができず、申し訳ない想いでいるかもしれません。
原因はいろいろなケースがあると思いますが、それでも日程調整がずれ込むと、誰もが困ることになります。
そうならないためにも、当たり前のことですが、日程調整に期限を設ける、ということは非常に大事なポイントになります。
いつまでに、という期限がない限り、日程が決まるタイミングがどんどん後ろズレになってしまいます。
もちろん期限を決めただけで全て解決するわけではありませんが、期限までに回答ない方の都合は無視して日程を決めることができるようになりますので、期限無しにするよりは早く日程を決めることができるようになります。
たかが日程調整、となりますが、実際に調整役を担う方も周りの方も意外とストレスがかかるやり取りになります。
そうならないために「まんくみ」でもスケジュール連動型の日程調整機能を用意しています。
もちろん候補日時も複数設定できますし、期限も設定でき、リマインダーも自動・手動で送付できます。
この辺り活用するだけで関係者皆さんのストレスも軽減できますので、こういう活用もぜひご検討ください。
