今日は管理組合の理事業務にどういった負担がかかっているか、ということについて紹介していきます。
理事業務の困りごととしてよく声が上がるのが理事会の会議時間が長いということです。
理事会自体は多くは月に1回ほど実施されているかと思います。
月に1回だと、時にはそれほど大きな議題がなく、1時間もかからず終わることもあるでしょう。
1時間以内であれば負担感はそれほど多くないかもしれません。
ただ、会議が2時間、3時間になってくると話が変わってきます。
基本的に管理組合の理事になる方は、昼間は仕事をしている方が多くなります。またもしかしたら子供が小さい方もいるかもしれません。
そういった方が平日の夜に2時間、3時間も取られてしまうと、例えば子供達のお迎えや、夕食、お風呂も誰かに依頼しないといけなくなることがあります。どうしても家の中のことが疎かになってしまいます。
ただ家庭のことがある、仕事が忙しい、という理由で理事会に参加しない、もしくは早退するということは今後の関係性から難しいことも多々あると思います。
これはどこに問題があるかというと、やはり会議時間の長さに起因しています。
もちろん問題が重なる時期というのはあるものですので、どうしようもないことはあります。
ただ実は会議時間を短くするためにできるということはあったりします。
例えば、参加者は事前に前回の議事録を確認しておく、必要な資料は会議前、できれば数日前には事前に共有しておく、当日の議題についても事前に共有しておく。
こういったことをしているだけで、無駄な共有の時間などがなくなり、議題の検討に集中することができますので、会議時間を短くすることができます。
「まんくみ」では、会議時間を短くするために、事前にファイルを共有することができる書類管理機能を用意しています。
また、事前に議題の共有や、場合によっては議題内容の検討を行うことができるように、掲示板機能も用意しています。
議事録含め必要な書類・ファイルを事前に共有しておく、当日の議題内容を共有しておく。
こういったことを通じて会議時間を短くするための仕掛けを多々用意しているのが「まんくみ」になります。
具体的な画面や機能についてはまた追々紹介していきます。
